如何有效邀约面试?准备充足才能事半功倍!


电话邀约是受邀者与公司的第一次沟通,在沟通中HR所传达的信息、展现的职业成熟度,都成为受邀者判断公司实力的最初参考,电话沟通的好与坏直接决定了受邀者的应聘态度。


在正式邀约前作为HR一定要做好充足的准备工作,才能事半功倍,提高邀约成功率。


1要对受邀者的简历进行全面了解


要确定所收到的简历基本信息,包括应聘岗位、在职状态、最近两至三段工作经历,还要注意年龄、家庭情况及所在位置。这些信息便于HR判断受邀者的职业连续性,专业应用程度,工作后的个人发展情况,还有受教育情况,从简历中可以读出很多信息,以便在约谈中初步核实企业关注点的内容是否属实,初步了解受邀者如果到企业就职是否适应企业的某些安排或是文化氛围。


电话约谈时,如果HR能够及时准确的说出受邀者简历上的信息并恰当的进行提问,会让受邀者感觉到被重视,从而提高邀约的成功率。


举个例子:


邀约营销策划岗位时,招聘专员无法约到,我再次联络应聘者,由于了解到应聘者有过HR的经历,与其就个人规划发展及职业定位进行沟通,发现应聘者的意向,便将该岗位的具体工作内容详细介绍了,使得应聘者爽快的应约。


2掌握电话沟通的时机


个人建议在晚饭后,或是周末,这样比较适合目前仍在职的受邀者,不至于耽误工作或是在受邀者上班时间不方便约谈面试事宜。另外,在非上班时间与受邀者电话约谈,受邀者处于比较放松的状态,有利于进一步了解受邀者的基本情况,包括家庭和工作,还有就业偏好等信息。


如果受邀者在目前状态标注的是可随时上岗,那多半可以考虑在HR上班时间相邀。


在看简历时要特别关注简历的更新日期,HR在搜索简历的时候,也主要是从近期简历中筛选受邀者。


通话时长:间不宜过长,在保证所要表达的信息完整的同时,一定把握好通话的节奏,不宜拖的太久,对于HR不熟悉的话题,要简短回复或是记录下来待告知受邀者在面试时准确告知,切忌误导受邀者。


举个例子:


做招聘早期,都是在工作时间给应聘者打电话,发现许多都不方便谈话,或是没法深入交谈而简单说了意图并留下地址,但这样邀约的效果并不理想,很多人都爽约;改了时间以后,发现在邀约过程中与应聘者有较充实的时间去沟通,及时发现应聘者的基本情况及个人发展的规划。


3关注受邀者的语气状态


在电话邀约时,HR应以平和的心态和语气与受邀者进行沟通,不能居高临下,也不能过分求贤若渴,要采用有礼貌的称呼和职业化的语言,要准确清晰的表达邀约的相关事宜。


一般受邀者分为两种情况,一种是主动投递简历的受邀者,一种是HR使用搜索功能查询到的受邀者。在电话邀约的第一句里就要主动表述清楚HR是如何得到受邀者电话的,要在第一时间消除受邀者的戒备心态。如果受邀者表现出无所谓的态度,那么,能够到公司面试的可能性是非常小的,如果受邀者能够积极主动的进行询问,则表示受邀者对此次邀约感兴趣,HR应该多些沟通,多介绍公司的情况以及岗位的情况。


4主动介绍自己的身份和目的


根据受邀者应聘岗位级别和紧急程度的不同,HR也要根据自己的岗位级别对应邀约,这样会让受邀者感觉公司的重视;有的公司在招聘时只有招聘专员或主管独自一人去进行邀约,那么,在初步达成意向后,上一级HR就要介入邀约工作,以示对受邀者的高度重视。


介绍公司:一定要语速恰当的说清公司的全称,因为受邀者可能在投递简历时没有仔细留意公司的名称,或是投递了若干份简历印象不是很清楚,HR要及时提醒受邀者公司的基本信息,特别是在受邀者回复不清楚的时候,有必要加上对公司的简要介绍。


在表述目的时,要根据简历来源,向受邀者明确告知公司是如何得到受邀者的简历的,而且要明确说出此次邀约的岗位,对于岗位的基本情况,不建议第一时间全盘托出,而是有条件有步骤的慢慢释放信息,特别是薪资标准,不能说出准确的数字,每个岗位都有个薪资范围,HR在表述时一定要强调根据能力进行薪资匹配,具体的定薪标准要在面谈后确定。


举个例子:


当说公司简称的时候,特别是知名度不高的公司,应聘者往往由于对公司的不了解,使应聘者提不起兴趣进一步沟通,会说回头上网查查资料,这时候就要简单介绍自己公司的主营业务和基本概况。


5及时消除受邀者的顾虑和疑问


对于受邀者提出的疑问能及时答复的不要拖到面试或是面试后,要在第一时间把顾虑和疑问解决掉,让受邀者以积极的心态参加面试,包括公司的基本福利情况、作息制度、交通是否便利等,HR也要核对受邀者的简历信息,进一步核实信息的准确性,加强双方信息的对称性。特别是对于位置较远、在职的受邀者,想在电话里能了解公司更多的信息,在最短的时间内确定是否需要进一步了解公司,是否需要到公司面试。这对HR也提出了更高的要求,HR要对企业的基本制度、职业发展、企业文化、福利政策等内容要比较熟悉。


举个例子:


有的应聘者会提出疑问,在网上搜到关于公司负面新闻或是负面评价,HR要及时给予正面回应,消除应聘者的顾虑,比如说有无拖欠工资、没有加班费、福利差、员工离职要付出代价等等。


6面试前的时间确认


邀约时,主动询问受邀者所在位置,向其告知面试的具体时间及乘车路线,准确了解受邀者到公司的方式,是乘车还是自驾等,对于明显的标志物一定要描述清楚,一般情况的交通状况也要及时告知,同时将面试时间和地址等信息通过短信形式发给受邀者也是比较恰当的做法。


在正式面试前,要再次电话确认受邀者是否在路上,还有多久能到达。特别是对于管理岗位,已经约了公司主试官的情况下,要确保受邀者的状况,准确掌握面试进度,以便出现突发状况时,及时调整。


举个例子:


在受邀者已同意到公司面试的前提下,作为HR还要在面试正式开始而应聘者还没出现在公司的时候,及时打电话确认应聘者的状况,是在路上,还是根本就没准备来面试,及时发现异常,特别是重点岗位,面试官特别是高层领导已经知晓应聘者要来面试的情况下,要特别关注。


再比如:在面试开始前30分钟给应聘研发工程师的人打电话,发现他正打算放弃面试,原因是公司不好找,但他确实已经到了公司附近,于是我请车队派车去接,保证了面试的顺利进行。这里也要强调一下,有条件的公司可以在应聘者到达离公司较近的位置后主动派车去接,这样也可以给应聘者留下好的印象,特别是重点岗位的应聘者。


7面试后的沟通


面试后的沟通对于面试邀约成功率的评估是最好的方式,可以了解受邀者对邀约的满意度,核实沟通信息与受邀者对面试期待的匹配程度,正确评估HR的沟通方式是否恰当,从而为提高面试邀约成功率提供准确信息。


举个例子:


面试结束前都会有一个环节是请应聘者提出问题,这时有的应聘者会提到电话邀约时没有弄明白的问题,这时候,HR就要针对该问题与邀约时的回答进行对比,评估自己在邀约时有哪些可以改善的地方。


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